บทที่ 5 วัฏจักร (วงจรชีวิต) การพัฒนาระบบการจัดการความรู็

การเปรียบเทียบระหว่างวงจรชีวิตของระบบทั่วไป (CSLC) และ วงจรชีวิตการพัฒนาระบบการจัดการความรู้ (KMSLC)

ในการออกแบบเชิงตรรกะนั้นซ้ำแล้วซ้ำอีกในระบบ KM การจับความรู้นั้นซ้ำ ๆ ทั้งสองมีวงจรชีวิตที่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิงการพัฒนาระบบเป็นลำดับขั้นต้น KMSLC นั้นเป็นข้อมูลเชิงโต้ตอบและเชิงโต้ตอบ ระบบทั่วไปเป็นแบบขับเคลื่อนกระบวนการ "ระบุจากนั้นสร้าง" โดยที่ KMSLC เน้นผลลัพธ์เป็น " เริ่มต้นช้าและเติบโต "
วงจรชีวิตของระบบทั่วไป (Conventional System Life Cycle : CSLC) ประกอบไปด้วย 7 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1  : Recognition of Need and Feasibility Study คือ การศึกษาความต้องการ การกำหนดความ ต้องการของระบบ

ขั้นตอนที่ 2 : Functional Requirements Specifications คือ ข้อกำหนดคุณสมบัติการทำงานของ DATA FLOW

ขั้นตอนที่ 3 : Logical Design (master design plan) คือ การออกแบบเชิงตรรกะของระบบทั้งหมด ผลจะอยู่ในรูปแบบของกระดาษ

ขั้นตอนที่ 4 : Physical Design (coding) คือ การออกแบบเชิงกายภาพ คือ การออกแบบที่สร้างขึ้นมาเองของระบบ

ขั้นตอนที่ 5 : Testing คือ การทดสอบ ถ้าระบบเกิดการผิดพลาดก็จะวนกลับไปยังการออกแบบเชิงกายภาพจนกว่าระบบนั้นจะตรวจสอบแล้วพบว่าระบบจะไม่เกิดการผิดพลาดอีก

ขั้นตอนที่ 6 : Implementation (file conversion, user training) คือ การนำระบบไปใช้งาน จะมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลที่อยู่ในโอกาสให้เป็นไฟล์คอมพิวเตอร์ เพื่อที่จำนำระบบไปใช้งาน มีการติดตั้งทั้งระบบฮาร์ดแวร์และระบบซอฟต์แวร์

ขั้นตอนที่ 7 : Operations and Maintenance คือ การดำเนินงานและการบำรุงรักษาระบบ

วงจรชีวิตการพัฒนาระบบการจัดการความรู้ (Knowledge Management Systems Life Cycle : KMSLC)  ประกอบไปด้วย 8 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 : Evaluate the existing infrastructure  คือ ประเมินโครงสร้างพื้นฐานระบบเดิมที่มีอยู่ เป็นพวกข้อมูลมัลติมิเดีย ที่มีขนาดใหญ่ใช้หน่วยความจำจำนวนมากต้องประเมินว่าโครงสร้างเดิมจะรองรับหรือไม่ ถ้าระบบเดิมรองรับก็ไม่ต้องทำระบบเพิ่ม

ระบบเหตุผล : ประเมินโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ ได้แก่ โครงสร้างฮาร์ดแวร์ พื้นที่ในการจับเก็บข้อมูลว่ามีหน่วยความจำเท่าไร ดูจากแรมต่าง ๆ และมีความรู้อะไรบ้างที่หายไปจากการเกษียญอายุ จากการถ่ายถอดความรู้ออกมาทั้งหมดจากผู้รู้ที่มีประสบการณ์ ระบบความรู้ที่นำเสนอในหลาย ๆ พื้นที่ก็อาจจะมีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้นต้องมีผู้เชี่ยวชาญและตั้งใจช่วยสร้างระบบ KM เพราะปัญหาต่าง ๆ  ต้องใช้ประสบการณ์ยาวนานอาจใช้ความรู้โดยนัยเข้ามาเกี่ยวข้อง

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการพิจารณา : พิจารณาทั้งเชิงกว้างและเชิงลึกของโครงสร้างในเรื่องของการเงิน ทรัพยากรมนุษย์ และเงื่อนไขในการปฏิบัติงาน โปรเจคที่ทำต้องสำเร็จไปอย่างรวดเร็วเพื่อที่ให้เพียงพอต่อผู้ใช้งาน และตรวจสอบว่าเทคโนโลยีในปัจจุบันนั้นตรงกับเทคนิคระบบ KM  ที่นำเสนอหรือไม่

ขั้นตอนที่ 2 : Form the KM Team คือ การจัดตั้งทีม เป็นการพัฒนาทีมฝ่ายการจัดการความรู้ที่มีความรับผิดชอบผู้ที่เป็นหลัก , ผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบ KMSLC

ความสำเร็จของทีมนั้นขั้นอยู่กับ : 

1. ความสามารถของสมาชิกในทีม ว่ามีความสามารถมากน้อยเพียงใด

2. ขนาดของทีมนั้น ทีมที่ประสบความสำเร็จอยู่ที่เฉลี่ยประมาณ 7 คน

3. ความซับซ้อนของโครงการนั้น ถ้ามีความซับซ้อนมากโอกาสที่ทีมจะประสบความสำเร็จก็จะน้อย

4. ภาวะผู้นำ ที่มีความสารถที่จะสร้างแรงจูงใจและดึงดูดให้ลูกน้องมาทำงานด้วยความเต็มใจ

5. ทีมไม่ควรสัญญาไปมากกว่าสิ่งที่ส่งมอบตามความเป็นจริง

ขั้นตอนที่ 3 : Knowledge Capture คือ คุณสมบัติการทำงานของระบบความรู้ชัดแจ้ง จะเก็บข้อมูลในรูปแบบสื่อต่าง ๆจากแหล่งที่หลายหลายส่วนความรู้โดยนัย คือ การไปดึงความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ ว่าจะต้องใช้เครื่องมือและวิธีการที่หลากหลาย และนักพัฒนาระบบจะไปดึงความรู้จากผู้เชี่ยวชาญมาสร้างฐานความรู้มาเก็บไว้ในระบบ เพื่อที่จะนำเข้าในการประมวลผลและได้ความรู้ต่าง ๆ

ขั้นตอนที่ 4 : Design KM Blueprint คือ ออกแบบ KM พิมพ์เขียว

KM พิมพ์เขียวจัดการกับปัญหาหลายประการ : 

1. ขั้นการออกแบบพิมพ์เขียวของระบบ KM ออกแบบได้ในหลาย ๆ ทางสุดท้ายแล้วขอบเขตที่ต้องการมันจะต้องถูกคำนึงถึงผลประโยชน์ที่ได้รับ

2. มีการตัดสินใจอยู่บนองค์ประกอบความต้องการของระบบ

3. มีการพัฒนาระดับชั้นที่สำคัญของสถาปัตยกรรมการพัฒนาระบบ KM 

4. ระบบนี้อาจจะต้องสามารถใช้งานระหว่างโครงสร้างพื้นฐานที่แตกต่างกันได้ และสามารถขยายขนาดได้

ขั้นตอนที่ 5 : Verify and validate the KM System คือ การทดสอบระบบ KM

1. ขั้นตอนการตรวจสอบวิธีการตรวจสอบความเหมาะสมของระบบ : เพื่อที่แน่ใจว่าระบบนั้นมีฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสม

2. ขั้นตอนการตรวจสอบวิธีการตรวจสอบความเหมาะสมของระบบ : เพื่อที่จะแน่ใจว่าระบบนั้นได้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

3. ขั้นตอนการตรวจสอบควาถูกต้องของ KM ที่ไม่ได้ผิดพลาดจากความประมาท

ขั้นตอนที่ 6 : Implement the KM System คือ ใช้งานระบบ KM ในการเปลี่ยนแปลงระบบ KM ใหม่เป็นการใช้งานจริง และการเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในเอกสารหรือกระดาษ ให้อยู่ในรูปแบบ DATA/File พร้อมทั้งการอบรมผู้ใช้

การประกันคุณภาพเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบ : 
- ความผิดพลาดเชิงเหตุเชิงผล
- ตรวจสอบความคลุมเครือ
- อะไรที่ไม่สมบูรณ์ก็ไปปรับให้สมบูรณ์
- ตรวจสอบความผิดพลาดระหว่างความจริงและความเท็จ

ขั้นตอนที่ 7 : Manage Change and Rewards Structure คือ การจัดการการเปลี่ยนแปลงและผลตอบแทนโครงสร้างที่เอาระบบไปใช้งาน

เป้าหมาย คือ ต้องการลดแรงต่อต้านที่จะเกิดขึ้นจากผู้เชี่ยวชาญ, ผู้ใช้, พนักงาน, ผู้ก่อกวน และสะท้อนออกมาในรูปปฏิกิริยาโต้ตอบ เช่น กำหนดให้ตั้ง password ไม่ต่ำกว่า 8 หลัก ถ้าหากว่าไม่ทำตาม หรือหลีกเลี่ยงนั้นอาจก่อให้มีผู้ก่อกวนระบบเราได้

ขั้นตอนที่ 8 : Post-system Evaluation คือ ประเมินผลจากการที่เอาระบบไปใช้งานแล้ว

ระบบประเมินผลกระทบในแง่ของผลกระทบต่อ :

- คน

- ขั้นตอน

- ผลการดำเนินงานของธุรกิจ

สิ่งที่เราต้องพิจารณาหรือขอบเขต :

- ต้องใช้การตัดสินใจที่มีคุณภาพ จะสามารถให้เราแก้ไขผลกระทบที่เกิดขึ้นได้

- ทัศนคติของผู้ใช้งาน ผลลัพธ์ของการเอาระบบไปใช้จะมองให้เห็นถึงต้นทุนและรวมไปถึงต้นทุนที่เราจะปรับระบบให้ทันสมัย